Maladresse, fautes de gout, voire irreverence : la communication a distance multiplie les risques d’incomprehension. Petite revue des mauvais signaux a eviter a tout prix.

Pres de 80% des conflits au article sont lies a des malentendus ou des quiproquos… Et, vous l’avez vraisemblablement constate, la distance n’arrange que dalle a l’affaire. Plutot que de botter en pointe, plus vaut apprendre, rappelle Charlotte Ringrave, consultante chez AlterNego, «a partager la excellente action, au bon moment et via le bon canal». En mode remote, cette obligation a aussi bien via le fond du message que sur sa forme.

Mail : faciliter notre vie de ce destinataire

Dans le champ de l’ecrit, le message electronique regne forcement en maitre. Maintenant tout aussi formel que la bonne vieille lettre manuscrite, il doit s’accompagner de quelques precautions redactionnelles. Cote emetteur, mettez-y d’une rondeur. «C’est bete, mais un message laconique sans une formule minimale de politesse – “bonjour”, “merci”, “a bientot” – reste redhibitoire», constate Valerie Angliviel d’la Beaumelle, manager chez Danone. Notre message implicite, c’est que vous ne tenez nullement votre destinataire en tres haute estime, que vous manquez de diplomatie ou, pire, que vous etes un butor. Attention aussi au manque de contextualisation de ce mail : «Il m’est arrive de receptionner des courriels sans contenu dont l’objet indique “ci-joint le fichier” et une signature reduite a une initiale», sourit la responsable. De quoi rester perplexe : a quoi, a qui votre envoi est-il lie ?

Cette desinvolture renvoie surtout 1 signe de je-m’en-foutisme. Bref, ne negligez gui?re les details qui faciliteront le quotidien de ce destinataire qui, ainsi que vous, croule sous nos sollicitations. Autre detail a bannir : nos majuscules, qui paraissent l’equivalent ecrit de la AGRESSION, voire d’une ENGUEULADE. Mes typo fantaisistes risquent, elles, de ne point s’afficher sur l’integralite des ecrans. Quant a l’utilisation de l’affichage «priorite elevee» pour chacune de vos missives electroniques, son emploi systematique decredibilise votre propos et transmet insidieusement l’idee que vous avez du mal a prioriser toutes vos requetes.

Cote destinataire, c’est important de se montrer attentif au timing. En pertinent, faut-il satisfaire a un mail immediatement, dans la journee ou… jamais ? Charlotte Ringrave l’affirme : «Le pire est de laisser un message de travail sans reponse. Vous devez a minima accuser reception dans la journee, c’est une question d’estime de l’autre.» Une absence de reponse passera pour en negligence, voire Afin de une faute. Si vous manquez reellement de moment Afin de repondre, faites un pas de cote en restant poli : «J’ai bien recu ta demande, mais je ne pourrai te satisfaire que plus tard.» Et, precise sa consultante, «si vous le pouvez, donnez un delai».

Visio : non a toutes les ecrans noirs !

Couper sa camera lors d’un rendez-vous en visio renvoie toutes sortes de mauvais signaux. «Cela donne immediatement l’impression que vous avez quelque chose a cacher», indique Valerie Angliviel d’la Beaumelle. Vous risquez egalement de perdre pour impoli. «L’ecran noir vous autorise a Realiser nouvelle chose en aussi temps, explique Anne Blehaut, directrice du cabinet Discerneo. Vous etes peut-etre en train d’ecrire les mails ou de repondre a les textos… Vous ne vous le permettriez en general nullement dans une salle de reunion, entoure de les collegues !» Si vous devez absolument laisser la webcam en off, prevenez en amont d’une reunion, votre va i?tre mieux compris. Car votre ecran noir peut aussi de susciter de l’inquietude. Il s’agit en effet de pallier «signal faible» tout d’un teletravailleur qui part a la derive, quelle qu’en soit la raison. En tant que manager, vous devrez a minima lui passer un petit coup de fil Afin de tenter de savoir cela se marche.

Visio : gare au look

Au jeu de l’image de soi, la visioconference ne pardonne que dalle : vous etes constamment sous les yeux des autres participants, certes, et sous votre regard, qui n’est souvent pas le plus bienveillant. Selon une enquete de France Info, les interventions de chirurgie esthetique en Suisse ont augmente de 30% lors des derniers mois, pour repondre a la demande de teletravailleurs soucieux de leur image ! Sans aller jusque-la, «en visio, il faut adopter une posture professionnelle, recommande Charlotte Ringrave Ne pas se tenir avachi, ne pas lire ses messages ou des documents en meme temps car la direction de votre regard vous trahira».

Pretez une attention particuliere au cadre et a l’orientation de votre camera. Une etude menee par la plateforme de recrutement en interim Qapa, revele que 68% des participants de la visio observent de pres le look des autres et meme s’interessent compte chatki a leur deco (62%). Bannissez les rayures et pulls barioles qui passent toujours mal a l’image et soignez la arriere-plan : une etagere avec deux livres bien choisis, un bout de mur avec un tableau consensuel ou un meuble serti tout d’un vase fleuri… Rien de trop distinctif ou de clivant qui pourrait deconcentrer ou, pire, choquer ces interlocuteurs. Evitez enfin de positionner l’ecran en plongee, cela laisse a toutes les autres participants bien loisir de contempler vos narines et revele surtout que vous ne savez jamais utiliser ce camera. Ou que vous vous moquez de l’impression que vous donnez.

Telephone : gui?re seulement en cas d’urgence

Neglige depuis l’avenement des textos et des messages, le telephone revient en force pour gerer les urgences ou les details dont la resolution mettrait un moment infini par ecrit. Mais attention : a n’y recourir qu’en cas de catastrophe, vous risquez de traumatiser vos collegues des que vous les «sonnez». Au contraire, conseille Charlotte Ringrave, «appelez pour debriefer tranquille et completer des echanges virtuels. L’informel marche mieux dans une relation telephonique qu’en visio conference».

Alors qu’il retrouve desormais tout son charme intimiste, le telephone exige egalement de ce part un peu d’attention : souriez (ca s’entend), evitez de taper concernant le clavier de ce ordinateur (ca s’entend aussi), ponctuez et reformulez les phrases de ce interlocuteur (il comprendra que vous l’ecoutez attentivement). Ne laissez jamais non plus votre smartphone sonner au vide. Envoyez au moins un texto pour signaler que vous allez rappeler. La aussi, il importe d’accuser reception.

>> Retrouvez une serie de podcasts sur le teletravail, ses bons et ses mauvais cotes

Tchats : chassez l’ambiguite

Mes plateformes de communication collaboratives internes seront un nouvelle lieu de derapage potentiel. Evitez la multiplication des «Je suis fier de…», des «J’ai fera li , j’ai fera ca». Bien sur, il va falloir communiquer sur vos reussites, mais l’expression continuelle d’un ego, tout comme les phrases pompeuses et ampoulees, ne manqueront pas d’agacer ces collegues. «L’habilete consiste a communiquer de facon pertinente et elegante, en mettant c’est parti nos succes communs», suggere Valerie Angliviel d’une Beaumelle. N’importe qui vous adorera !